Time management по-честному

Когда я думал про тайм-менеджмент раньше мне всегда казалось что это суть очень подробный календарь, ежедневник и доскональное планирование времени. Долго пытался научиться так организоваться, не получалось, я расстраивался и считал себя лентяем. В итоге, на личном опыте и рассказах некоторых незаурядных людей пришёл к совсем другой концепции.

Попробуем разложить тайм-менеджмент на составляющие, а потом собрать из них идеальный план.

Во-первых, почему возникает потребность в нём? Много дел, часть из них не успеваем сделать вовремя: забываем, не хватает времени (часто приступаем слишком поздно). Вторая честная причина – не всегда хочется заниматься тем или иным делом, не хватает мотивации. Хочется (или только мне хотелось?) поставить себя в такую систему, которая будет нас “заставлять” делать правильные вещи.

Итого, проблема у меня распадалась на две части: организационную и мотивационную. Организационная проблема решается проще – нужно завести записную книгу и записывать туда дела. Т.к. у всех есть смартфоны – отлично подойдут приложения для записи дел, которые доступны одновременно на смартфоне и ПК. Популярные: wunderlist, to-doist и т.п. Если начать все свои дела записывать и сортировывать по спискам – меньше шансов что-то упустить.

Вторая проблема, как она выглядела у меня, – составляешь себя детальное расписание, а потом ломает и очень лень по нему работать. Вот тут вступает главная фишка, про которую я писал в прошлых постах – если делать только то, что хочется, то работа выполняется намного быстрее и результативнее. В какой-то момент я отказался от жесткого планирования. У меня есть дедлайны и я, как правило, всё успеваю. Но до момента наступления дедлайна – я не планирую каждую неделю, и даже не всегда планирую каждый день. С планированием всегда такая штука – может быть лень делать то, что запланировал. Но если в списке разных дел есть 10-20 задач, то из них можно найти хотя бы одну, которой заниматься хочется. Сейчас я всегда нахожу и выполняю именно такие задачи – т.к. я их делаю с удовольствием, то справляюсь с ними качественнее и быстрее, и для меня это перестаёт быть “работой” (“работа” – это когда делаешь что нужно, а не то что хочется); в итоге от выполнения таких задач я мало устаю, готов делать их без перерыва и сразу после окончания брать следующую задачу. Залог успеха – организовать список дел, чтобы была возможность его быстро вспомнить и выбрать что-то, чем хочется заниматься. Но есть дедлайны, это задачи которые нужно сделать строго к определенному времени. Их достаточно пометить датой дедлайна, видя такую задачу в списке дел, если дедлайн близко, неожиданно возникает мотивация не тупить, а сделать задачу, потому что “или сейчас, или никогда”. Т.е. “синдром студента” в общем-то тоже вызывает желание заняться задачей, просто это желание может возникнуть слишком поздно. Чтобы не допустить критической задержки – достаточно поставить в список задач дату когда к задаче надо приступить (вместо даты, когда она должна быть закончена), таким образом – всегда будет видно в какую дату задачей уже пора заниматься.

Во что это превратилось у меня, в итоге:

  • всегда работаю продуктивно по утрам (мне легче работать в это время). Встаю и сразу сажусь за компьютер, часто еще до завтрака. До полудня очень активно в домашней тишине (никто не отвлекает) делаю свои дела. Оговорюсь – у меня режим работы с 10 до 19, работа в офисе. Но если вы показываете результаты – вам разрешат работать из дома, проверено. В каждой компании мне говорили о работе строго в офисе, но соглашались когда я работал дома, пока я показываю хорошие результаты. Садится с утра сразу за работу, вместо поездки в офис – позволяет приступать к работе со свежей головой, и метро/пробки еще не утомили, больше желания работать.
  • Каждое утро я могу пересмотреть перечень задач и взять что-то, чем сейчас не лень заниматься. Утро, для меня, прекрасно тем, что на свежую голову можно заниматься даже сложной и пугающей задачей.
  • В полдень работать уже не хочется: устаешь сидеть за компьютером, хочется чего-то активного. Не надо себя заставлять работать! Всё равно продуктивность будет низкая. Перед обедом стараюсь ходить в бассейн или хотя бы делать зарядку, дать голове отдых
  • После плотного обеда – решать интеллектуальные задачи очень тяжело, больше хочется спать. Рецепт как в анекдоте: “Вам скучно работать? Соберите совещание!”. Все встречи с коллегами/клиентам эффективно назначать на время после обеда – присутствие других людей не даёт заснуть и клевать носом; в ходе такого общения легче вернуться в рабочий процесс. Если вопросы щекотливые, то обсуждать их эффективнее всего после обеда – у всех хорошее настроение после еды (я помню как меня когда-то жестко отшил мой начальник фразой, что он не успел пообедать. С голодными людьми лучше щекотливые вопросы не обсуждать).
  • Соответственно, в обед, или сразу после него, я еду в офис/к клиентам и планирую на это время все встречи. Если встреч нет – после обеда я сплю! Да-да, в разгар рабочего дня. Иногда даже выключаю телефон. Потому что эффективность моей работы меряют не в потраченных часах, а в полученных результатах. Поспав полчаса я работаю намного эффективнее и часто за следующий час после сна успеваю больше, чем за 2ч мои коллеги, сидящие в офисе (бывали возможности сопоставить, иногда).
  • Работать допоздна лень, поэтому даже когда работы много я стараюсь по вечерам до упора ей не заниматься. Вечера – для спорта и других удовольствий.
  • В выходные дни, по утрам, настроение вполне рабочее – я всегда работаю на выходных, по утрам делаю интересные творческие задачи.
  • Если в будний день у меня полностью пропадает мотивация, и у меня есть шанс остаться дома – я не работаю, и не испытываю при этом никаких угрызений совести: лучше я сделаю какие-то личные дела, если ими хочется больше заняться чем работой, зато я их сделаю быстро и с желанием. Если в будни остаются долги перед работой – можно их с легкостью закрыть в выходные, выкроив на них те часы, в которые вам легче всего работается (у меня это утро).

Таким образом, имея большой список дел с одной стороны, и свою разную готовность решать различные дела, с другой стороны – в каждый момент времени можно просто браться за то дело, которое в это время решать легче и приятнее. В итоге, КПД на каждой отдельной задаче выше, и в этом режиме, за неделю, можно успеть намного больше, чем если бы делать все дела строго подряд, не подбирая для них самые удобные моменты.

Это сумбурное изложение базируется на личном опыте применения и переосмысления множества книг по тайм-менеджменту: от Глеба Архангельского,  Getting things done от Дэвида Аллена и проч. мелочевки.

Интересно, что очень близкое видение тайм-менеджмента рассказывал на своём мастер-классе для коллег в Epam Денис Петелин (ИТ-гуру, который стал в т.ч. моим вдохновителем чтобы вести этот блог). Ссылки на видеозапись быстро найти не получилось, но вот запись в его блоге, которая рассказывает о пользе работы вне офиса: http://thetorch.ru/?p=205#more-205

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s